Thủ tục check in tại sân bay: Hướng dẫn chi tiết cho hành khách

Làm thủ tục check in tại sân bay trước bao lâu?

Hành khách nên làm thủ tục check in tại sân bay trước khoảng 2 tiếng với chuyến bay nội địa và 3 tiếng với chuyến bay quốc tế. Đây là mốc an toàn để xử lý giấy tờ, gửi hành lý, qua cửa an ninh và di chuyển đến cửa ra máy bay.

Theo Vietnam Airlines, quầy làm thủ tục chuyến bay nội địa mở từ 2 giờ và đóng 40 phút trước giờ khởi hành dự kiến. Với chuyến bay quốc tế, quầy mở từ 3 giờ và thường đóng 50 phút trước giờ khởi hành. Một số sân bay quốc tế đặc thù có thể đóng quầy 60 phút trước giờ bay. 

Vietjet cũng áp dụng mốc đóng quầy 40 phút trước giờ khởi hành với chuyến bay nội địa và 50 phút với chuyến bay quốc tế. Bamboo Airways công bố thời gian mở quầy nội địa là 2 giờ và quốc tế là 3 giờ trước giờ bay, thời gian đóng quầy thường là 40 phút với nội địa và 50 phút với quốc tế. 

Vào mùa cao điểm, cuối tuần, dịp lễ Tết hoặc tại các sân bay lớn như Tân Sơn Nhất, Nội Bài, Đà Nẵng, hành khách nên chủ động đến sớm hơn. Với doanh nghiệp có lịch bay cho lãnh đạo, chuyên gia hoặc đoàn công tác, việc bố trí thời gian ra sân bay nên được tính như một phần của kế hoạch di chuyển.

Các giấy tờ cần chuẩn bị khi check in tại sân bay

Khi làm thủ tục check in tại sân bay, hành khách cần chuẩn bị vé máy bay hoặc mã đặt chỗ và giấy tờ tùy thân hợp lệ. Với chuyến bay nội địa, hành khách từ đủ 14 tuổi có thể dùng CCCD, thẻ Căn cước, hộ chiếu, giấy thông hành, tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc giấy tờ hợp lệ khác theo quy định. 

Trẻ em dưới 14 tuổi cần giấy khai sinh, trích lục giấy khai sinh, hộ chiếu, thẻ Căn cước hoặc thông tin nhân thân tích hợp trong tài khoản định danh điện tử mức độ 2 của bố mẹ hoặc người giám hộ. Với trẻ dưới 2 tháng tuổi chưa có giấy khai sinh, giấy chứng sinh có thể được sử dụng theo hướng dẫn của hãng bay. 

Với khách quốc tịch nước ngoài bay nội địa tại Việt Nam, giấy tờ thường cần có là hộ chiếu hoặc giấy tờ đi lại quốc tế, kèm giấy tờ cư trú phù hợp như visa, thẻ tạm trú hoặc thẻ thường trú nếu thuộc trường hợp cần xuất trình.

Với chuyến bay quốc tế, hành khách cần hộ chiếu còn hạn, vé máy bay, visa hoặc giấy phép nhập cảnh nếu quốc gia đến yêu cầu. Một số hành trình có thể cần thêm vé khứ hồi, xác nhận lưu trú, thư mời, bảo hiểm hoặc giấy tờ chứng minh mục đích chuyến đi.

Quy trình cách làm các thủ tục check in tại sân bay

Quy trình check in sân bay không phức tạp, nhưng hành khách cần đi đúng thứ tự để tránh mất thời gian. Với đoàn công tác hoặc nhóm khách đi cùng nhau, nên chuẩn bị danh sách hành khách và hành lý trước khi đến quầy.

Đến quầy làm thủ tục check in sân bay của hãng

Khi đến sân bay, hành khách cần tìm đúng khu vực quầy check in của hãng bay. Thông tin quầy thường hiển thị trên màn hình tại sảnh đi. Hành khách nên kiểm tra số hiệu chuyến bay, điểm đến và giờ khởi hành trước khi xếp hàng.

Với các sân bay lớn, mỗi hãng có thể có nhiều dãy quầy khác nhau cho nội địa, quốc tế, hành khách ưu tiên hoặc khách đã check in online. Đi đúng quầy giúp rút ngắn thời gian xử lý.

Xuất trình giấy tờ cần thiết tại quầy

Tại quầy, nhân viên hãng sẽ kiểm tra mã đặt chỗ và giấy tờ tùy thân. Với chuyến bay quốc tế, nhân viên có thể kiểm tra thêm hộ chiếu, visa, điều kiện nhập cảnh và thông tin hành trình.

Hành khách nên chuẩn bị sẵn giấy tờ trước khi đến lượt. Với doanh nghiệp, bộ phận phụ trách đặt vé nên kiểm tra trước họ tên, số giấy tờ và ngày bay để hạn chế sai lệch khi làm thủ tục.

Cân hành lý xách tay, hành lý ký gửi

Sau khi xác nhận thông tin, nhân viên sẽ kiểm tra hành lý. Hành lý ký gửi được cân, dán thẻ và chuyển vào hệ thống băng chuyền. Hành lý xách tay có thể được kiểm tra kích thước và trọng lượng theo quy định từng hãng.

Nếu hành lý vượt tiêu chuẩn, hành khách có thể cần mua thêm hành lý hoặc sắp xếp lại đồ. Vì vậy, nên kiểm tra trước hạn mức hành lý trong vé để tránh phát sinh chi phí tại sân bay.

Nhận thẻ lên máy bay

Sau khi hoàn tất kiểm tra giấy tờ và hành lý, hành khách sẽ nhận thẻ lên máy bay. Thẻ này có thông tin họ tên, số hiệu chuyến bay, giờ khởi hành, cửa ra máy bay và số ghế nếu đã được phân bổ.

Hành khách cần kiểm tra lại thông tin trên thẻ ngay tại quầy. Nếu có sai sót về tên, chặng bay hoặc giờ bay, hãy báo ngay cho nhân viên hãng để được hỗ trợ.

Di chuyển tới cổng an ninh của sân bay

Sau khi nhận thẻ lên máy bay, hành khách di chuyển đến khu vực kiểm tra an ninh. Tại đây, hành lý xách tay sẽ được soi chiếu. Hành khách cần xuất trình thẻ lên máy bay và giấy tờ tùy thân khi được yêu cầu.

Để qua an ninh nhanh hơn, nên đặt laptop, thiết bị điện tử, chất lỏng và vật dụng kim loại đúng quy định. Không nên mang vật sắc nhọn hoặc vật phẩm bị cấm trong hành lý xách tay.

Di chuyển tới cửa ra máy bay

Sau khi qua an ninh, hành khách cần theo dõi màn hình thông tin chuyến bay để biết cửa ra máy bay. Cửa khởi hành có thể thay đổi, đặc biệt trong giờ cao điểm hoặc khi lịch bay điều chỉnh.

Hành khách nên có mặt tại cửa ra máy bay sớm. Nếu di chuyển ở sân bay lớn, thời gian đi từ khu vực an ninh đến cửa khởi hành có thể lâu hơn dự kiến.

Lên máy bay

Khi hãng thông báo lên máy bay, hành khách xếp hàng theo hướng dẫn của nhân viên. Thông thường, hành khách ưu tiên, người cần hỗ trợ, gia đình có trẻ nhỏ hoặc khách hạng thương gia có thể được mời lên trước.

Trước khi lên máy bay, nhân viên có thể kiểm tra lại thẻ lên máy bay và giấy tờ tùy thân. Sau đó, hành khách di chuyển vào máy bay, tìm đúng số ghế và sắp xếp hành lý xách tay vào khoang chứa phù hợp.

Lưu ý khi làm thủ tục check in tại sân bay

Để thủ tục check in tại sân bay diễn ra nhanh hơn, hành khách nên chuẩn bị kỹ từ trước khi đến sân bay. Những lưu ý dưới đây đặc biệt quan trọng với hành trình công tác, bay quốc tế hoặc bay trong mùa cao điểm.

Quầy check in sân bay

Hành khách cần đến đúng quầy của hãng bay và đúng khu vực nội địa hoặc quốc tế. Nếu đã check in online nhưng có hành lý ký gửi, vẫn cần đến quầy gửi hành lý. Vietjet cũng lưu ý hành khách có hành lý ký gửi cần mang hành lý đến khu vực quầy làm thủ tục trực tuyến và quầy vẫn có thời gian đóng theo quy định. 

Với đoàn đông người, nên có mặt sớm hơn để xử lý đồng bộ giấy tờ và hành lý. Doanh nghiệp có thể phân nhóm hành khách theo chuyến bay, giờ khởi hành hoặc yêu cầu hành lý để tránh ùn tắc tại quầy.

Về thời gian check in sân bay

Không nên căn giờ đến sân bay theo thời điểm đóng quầy. Mốc đóng quầy chỉ là thời hạn cuối để hãng chấp nhận hành khách. Trên thực tế, hành khách vẫn cần thời gian xếp hàng, kiểm tra giấy tờ, gửi hành lý và qua an ninh.

Mốc khuyến nghị an toàn là đến trước khoảng 2 tiếng với chuyến nội địa và 3 tiếng với chuyến quốc tế. Với chuyến bay vào sáng sớm, cuối tuần hoặc dịp lễ Tết, nên cộng thêm thời gian dự phòng.

Về giấy tờ đi máy bay

Giấy tờ phải còn hạn, thông tin rõ ràng và trùng khớp với vé. Với chuyến bay nội địa, hành khách nên chuẩn bị CCCD, thẻ Căn cước, hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế hợp lệ. Với chuyến bay quốc tế, hộ chiếu và visa cần được kiểm tra trước ngày bay.

Nếu phát hiện sai tên, sai số giấy tờ hoặc giấy tờ hết hạn, hành khách nên liên hệ nơi đặt vé hoặc hãng bay trước khi ra sân bay. Việc xử lý sát giờ bay thường khó hơn và có thể ảnh hưởng đến lịch trình.

Về hành lý

Hành lý là nguyên nhân phổ biến khiến quá trình check in kéo dài. Hành khách nên kiểm tra trước số kg hành lý ký gửi, số kiện được phép mang và quy định hành lý xách tay.

Không nên để giấy tờ quan trọng, tiền, thiết bị điện tử hoặc thuốc cần dùng trong hành lý ký gửi. Với chuyến công tác, tài liệu họp, thiết bị trình chiếu và hồ sơ quan trọng nên để trong hành lý xách tay theo đúng quy định an ninh.

Với doanh nghiệp, Lotus Air có thể hỗ trợ kiểm tra lịch bay, điều kiện vé, hành lý, giấy tờ và các dịch vụ cần thiết như Fast Track trước chuyến đi. Thay vì chỉ xử lý một mã đặt chỗ, Lotus Air hướng đến việc hỗ trợ doanh nghiệp quản trị hành trình hàng không chính xác, linh hoạt và chuyên nghiệp hơn. Hãy Gửi lịch trình để được tư vấn hoặc Liên hệ Tổng đài Lotus Air để được hỗ trợ trước chuyến bay.